Jak będzie wyglądać jesienny sezon konferencyjny w hotelach, jakie trendy są widoczne w kontekście organizacji wydarzeń pracowniczych czy biznesowych oraz jak zmieniają się oczekiwania gości? Potrzeba większej elastyczności oraz personalizacji - zauważają przedstawiciele branży hotelarskiej.

Organizatorzy wydarzeń biznesowych przykładają wagę zarówno do zaplecza technologicznego, oferty bogatej w networkingowe aktywności, jak również poziomu usług gastronomicznych. Eksperci podkreślają, że hotele mierzą się także z wyzwaniami związanymi z rosnącymi kosztami prowadzenia działalności i utrzymaniem pracowników. 

Z rozmów z potencjalnymi klientami można dostrzec kilka kluczowych trendów, które wynikają nie tylko z rosnących oczekiwań gości, ale i zmian na rynku.

Największą zmianę można dostrzec w zakresie technologii i infrastruktury. Hotele coraz częściej inwestują w nowoczesne technologie umożliwiające organizację konferencji hybrydowych. Co to oznacza? Poza tradycyjnymi salami konferencyjnymi, coraz częściej niezbędne stają się systemy audiowizualne. Na rynku widoczna jest powszechna automatyzacja i cyfryzacja. Systemy rejestracji, online check-in, check-out, aplikacje mobilne dla uczestników, cyfrowe przewodniki oraz narzędzia do analizy danych w czasie rzeczywistym to udogodnienia, które są coraz bardziej powszechne. Uczestnicy oczekują także bezproblemowego dostępu do technologii, która pozwala na bezproblemową komunikację i interakcję.

Drugim ważnym aspektem jest zrównoważony rozwój. Hotele zauważając rosnące zainteresowanie ekologicznymi rozwiązaniami, starają się dbać o eliminację plastikowych jednorazówek, wybór lokalnych i organicznych produktów w cateringach oraz promowanie rozwiązań zmniejszających emisję CO2, np. zachęcanie do korzystania z transportu zbiorowego.

Nie bez znaczenia pozostaje personalizacja i indywidualne podejście. Zdaniem znawców klienci oczekują obecnie spersonalizowanego i elastycznego podejścia w ramach realizacji wydarzeń i konferencji. Obiekty noclegowe odpowiadają na te potrzeby, oferując dostosowane do potrzeb pakiety konferencyjne, w tym specjalne menu, aktywności towarzyszące oraz możliwość dostosowania przestrzeni konferencyjnej do konkretnych wymagań poszczególnych gości. Ponadto coraz więcej hoteli wprowadza do oferty programy aktywnego spędzania czasu, które można włączyć do agendy konferencji.

Eksperci zwracają także uwagę na znaczenie networkingu i zaangażowania uczestników. Hotele przykładają coraz większą wagę do tworzenia przestrzeni, które temu sprzyjają. Może to obejmować mniej formalne aranżacje przestrzeni, takie jak strefy chillout czy niekonwencjonalne formy aktywności, jak wspólne gotowanie, warsztaty artystyczne lub interaktywne gry zespołowe. Coraz więcej hoteli oferuje również elastyczne przestrzenie, które można przekształcić np. na potrzeby warsztatów, sesji burzy mózgów czy prezentacji.

Mimo że pandemia COVID-19 jest za nami, ważną kwestią pozostaje bezpieczeństwo sanitarno-epidemiologiczne. Hotele utrzymują wysokie standardy sanitarno-epidemiologiczne, oferując możliwość organizacji mniejszych spotkań w bardziej kameralnych, bezpiecznych przestrzeniach.

Jak podkreślają eksperci, polska branża hotelarska stawia na innowacyjność, personalizację i zrównoważony rozwój, aby sprostać rosnącym wymaganiom klientów konferencyjnych. To zmiany, które mają na celu nie tylko podniesienie standardu usług, ale także dostosowanie się do nowych realiów rynku.