Restauracje działające na współczesnym rynku są firmami, które wymagają dostępu oraz przetwarzania bardzo dużych ilości informacji. Są to nie tylko informacje o pracownikach, utargu czy relacjach z klientami, ale również cały system obsługi klientów w i poza restauracją. Wykorzystanie informacji w obecnej rzeczywistości jest jednym z najważniejszych i kluczowych etapów w rozwoju biznesu.

Czym są systemy informatyczne?

Wiele osób używa określenia ,,systemy informatyczne", jednakże warto zastanowić się nad tym, czym one tak naprawdę są. Otóż system informatyczny są to powiązane ze sobą elementy, których naczelną funkcją jest przetwarzanie danych przy wykorzystaniu technik komputerowych. System informatyczny składa się z takich elementów, jak: sprzęt, oprogramowanie, zasoby ludzkie, elementy organizacyjne oraz elementy informacyjne. W zakresie sprzętu w systemach informatycznych rozumie się wszelkie urządzenia służące do przechowywania danych, komunikacji między sprzętami oraz sprzętami a ludźmi oraz urządzenia służące do odbierania danych. Oprogramowanie to inaczej software, czyli całość elementów programistycznych, które umożliwiają użytkownikowi pełne wykorzystanie zasobów sprzętowych dzięki posiadaniu zestawu instrukcji, jakimi powinien poddawać się komputer. Zasobami ludzkimi są użytkownicy, którzy są administratorami, serwisantami bądź osobami wykorzystującymi dany system informatyczny. Często w przypadku systemów informatycznych zwraca się uwagę na odpowiednie procedury ich użycia, np. podczas dostępu do baz danych, co wpisuje się w zakres elementów organizacyjnych systemów. Natomiast ostatnim elementem są tzw. ontologie dziedziny, czyli elementy informacyjne opisujące zapis zbiorów poszczególnych pojęć i relacji pomiędzy nimi.

POS - co to takiego?

Wielu producentów oprogramowania dla gastronomii używa w swoich nazwach skrótu POS. POS oznacza Point of sale, czyli czas i miejsce, gdzie dokończona jest sprzedaż detaliczna. W takim miejscu dokonuje się transakcja, za którą należność jest bezpośrednio podawana klientowi, który dokonuje w tym samym czasie i miejscu płatności. Pierwsze systemy POS w gastronomii zostały stworzone dla koncernu McDonald's w latach siedemdziesiątych XX wieku. Były to systemy oparte na stacjach, które umożliwiały procesowanie kilku zamówień w tym samym czasie i powracanie do nich w momencie, gdy klient był gotów zapłacić. Poza tym innowacją w tych systemach było ich połączenie w sieci, które umożliwiało wprowadzanie zmian przez menedżera restauracji z poziomu jednego komputera, bez konieczności instalacji na każdej ze stacji osobno. Aktualnie jako POS rozumie się cały system, na który składają się terminale POS, inne urządzenia peryferyjne, jak np. tablety, drukarki, kasy fiskalne oraz oprogramowanie umożliwiające jednoczesną pracę powyższych urządzeń. POS pozwala na usprawnienie i przyspieszenie obsługi klienta poprzez możliwość ich kastomizacji, czyli stworzenia bądź całego oprogramowania, bądź części wizualnej bezpośrednio do klienta czy użytkownika.

Sprzęt w systemach gastronomicznych

Najważniejszym elementem systemów informatycznych są terminale POS, którymi mogą być monitory dotykowe, monitory wyposażone w klawiaturę programowalną czy tablety lub smartfony. Typowy terminal POS, to nic innego jak specjalny komputer, który jest przystosowany do długiej pracy. Terminale coraz częściej wyposaża się w ekran dotykowy, co niewątpliwie przyspiesza obsługę oraz ułatwia pracę użytkownika. Terminale POS mają możliwość podłączania innych urządzeń, takich jak: drukarki fiskalne, drukarki etykiet, czytniki kodów czy też czytniki kart magnetycznych. Poza terminalami istnieją również specjalne formy jednostek centralnych, do których można dołączyć kilka terminali i znane są one jako POS Box. W swojej budowie przypominają mały komputer stacjonarny.

Przy wykorzystaniu terminala najczęściej są składane zamówienia, które w jakiś sposób muszą być przekazane do kuchni. Jednych z bardziej podstawowych zastosowań są drukarki bonowe, które przez sieć lub Bluetooth łączą się z terminalem. Bon jest drukowany przez drukarkę umieszczoną w kuchni i jest sygnałem dla kucharza do rozpoczęcia pracy nad zamówieniem. Bardziej zaawansowaną formą przekazywania informacji dla kucharza jest KDS, czyli Kitchen Display System. Są to monitory umieszczone w kuchni. Mogą być dotykowe lub z klawiaturą. W momencie, gdy potrawa lub napój jest gotowy do obioru, sygnał jest przekazywany do terminala kelnerskiego, zastępując kultowy w niektórych miejscach dzwonek. KDS umożliwia mniejszą liczbę pomyłek, jak również kontroluje czas pracy kucharza od momentu przyjęcia zamówienia do jego realizacji. KDS ułatwia również pracę kucharza, ponieważ łączy pozycje tożsame z różnych zamówień, przesyła do kelnera informację o braku produktów czy też daje możliwości wprowadzania notatek do zamówień, kiedy klient ma specjalne życzenia.

W miejscach, gdzie potrawy wydawane są w systemie samoobsługowym, warto zastanowić się nad wprowadzeniem systemów przywoławczych, które nazywają się guest paging system. Klient otrzymuje pager, który jest związany z jego zamówieniem. Po przygotowaniu dania sygnał z bazy jest wysyłany do pagera, który daje sygnały wibracyjne oraz świetlne mówiące o konieczności udania się klienta po odbiór gotowego dania. Jest to system znacznie bardziej elegancki niż słowne wywoływanie potraw.

Czemu służą systemy informatyczne w gastronomii?

W dobie wszechobecnych komputerów, tabletów i smartfonów trudno sobie wyobrazić prowadzenie biznesu bez wykorzystania narzędzi informatycznych. Jednakże, pomimo tego, że są one stosowane, często można zauważyć, że systemy informatyczne nie są wykorzystywane w pełni. Większość użytkowników wykorzystuje systemy informatyczne do ewidencjonowania sprzedaży i rozliczania kelnerów, jednakże ich funkcje są zdecydowanie bardziej rozbudowane. Przy wyborze systemu warto zwrócić uwagę na to, czy posiada on funkcje rozliczania magazynów i przyjmowania dostaw i czy jest połączony z menu. Dzięki takiemu zastosowaniu kucharz jest w stanie wprowadzić menu do systemu wraz z recepturą i po zamówieniu danej potrawy określona liczba ,,schodzi? ze stanu magazynowego, co jest sygnałem dla zaopatrzeniowca do dokonania kolejnej dostawy. Systemy oferują wiele modułów, które nie są dostępne dla wszystkich użytkowników - dzięki temu jesteśmy w stanie spersonalizować system dla kelnera, barmana, kierowcy czy kucharza. Kelnerzy nie mają problemów z rozliczaniem napiwków, ponieważ każdy ma podgląd tylko na swój stolik i w systemie od razu widać, jakie operacje były prowadzone podczas zmiany. Systemy informatyczne ułatwiają w bardzo dużym stopniu rozliczanie osobno klientów, ponieważ może to być dokonywane tylko poprzez kilka ruchów na ekranie bądź tablecie, aby przygotować dwa paragony. Dzięki rozbudowanym funkcjom menedżera jesteśmy w stanie dokonywać nie tylko bieżących rozliczeń, ale również kompleksowych raportów sprzedaży, co przyczynia się znacznie do analizy trendów sprzedaży i może pomóc w optymalizacji działania firmy. Przy wykorzystaniu systemów analogowych, czyli rozliczenia za pomocą paragonów, takie analizy są bardzo czasochłonne.

Wszystko w chmurze

Jeszcze kilka lat temu, aby wprowadzić system informatyczny w restauracji, należało wydać bardzo dużo pieniędzy na stworzenie sieci w naszym lokalu składającej się z kilku terminali, komputera zarządzającego, serwera danych oraz specjalnego, dedykowanego oprogramowania, np. do obsługi bazy danych. Jednakże poza kosztami wdrożenia takie zastosowanie miało swój plus, ponieważ wszystkie dane były w miejscu ich wykorzystania, ale każda awaria polegała na przyjeździe serwisanta. Takie zastosowania są dobre do obsługi sieci restauracji bądź rzeczywiście dużych lokali. Obecnie coraz więcej systemów informatycznych POS jest umieszczonych w chmurze, tzw. cloud based. Użytkowanie takiego programu polega na uzyskaniu loginu i hasła do swojego profilu, który często nie wymaga nawet instalacji dodatkowego oprogramowania, ponieważ cały jest obsługiwany z pozycji przeglądarki internetowej bądź bardzo niewielkiej aplikacji na tablecie lub smartfonie. Użytkownicy nie muszą więc czynić bardzo dużych inwestycji na sprzęt. Dzięki działaniu przez Internet cechą charakterystyczną takich programów jest mobilność. Menedżer nawet będąc w innym miejscu, jest w stanie kontrolować sprzedaż czy stan magazynu. Pomimo wielu zalet takich systemów, nie jest on polecany do miejsc, gdzie połączenie internetowe nie jest wystarczająco stabilne do przesyłania sporych pakietów danych.

Systemy informatyczne w gastronomii są współcześnie niemal normą w każdym lokalu. Istnieje bardzo wiele systemów, które można wykorzystywać w swojej restauracji, jak i wiele urządzeń peryferyjnych ułatwiających pracę menedżera oraz całego personelu. Dzięki zastosowaniu systemów informatycznych zawieszonych w chmurze nawet najmniejszy lokal jest w stanie pozwolić sobie na usprawnienie procesów zamówień, dostaw i inwentaryzacji, co niewątpliwie przyczyni się do zwiększenia zysku lokalu.